1.     Objectif

Aurora Cannabis Inc., Aurora Cannabis Enterprises Inc. et leurs filiales (collectivement, la « Société ») s’engagent à protéger les renseignements personnels de leurs employés, patients, fournisseurs de soins de santé, clients et autres parties prenantes (les « utilisateurs »). La présente Politique de confidentialité décrit les différents types de renseignements personnels traités par la Société ainsi que ses pratiques en matière de protection de la vie privée concernant ces renseignements.

Bien que vos renseignements personnels puissent être recueillis par une entité spécifique affiliée à Aurora Cannabis Inc., ces renseignements seront gérés conjointement avec l’ensemble des données recueillies par chacune des entités affiliées. Vos renseignements personnels seront stockés avec les renseignements recueillis par d’autres entités dans une seule base de données agrégée. Aux fins de la présente Politique de confidentialité, le regroupement des données recueillies par Aurora Cannabis Inc. et ses sociétés affiliées ne sera pas considéré comme une divulgation de renseignements personnels à un tiers. Bien que vos renseignements personnels puissent être transférés à des entités affiliées, ils seront à tout moment conservés selon les mêmes conditions de confidentialité et avec le même niveau de sécurité, conformément à la présente Politique.

Les principaux objectifs de la présente Politique de confidentialité sont les suivants :

a.     expliquer quels renseignements personnels nous recueillons et pourquoi nous les recueillons;

b.     expliquer les choix dont vous disposez quant à la manière dont vos renseignements sont recueillis et utilisés;

c.     expliquer comment nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons;

d.     mettre en œuvre des mesures visant à protéger les renseignements personnels; et

e.     mettre en place des procédures pour recevoir et traiter les plaintes et les demandes de renseignements.

 

La présente Politique de confidentialité définit les politiques et procédures de la Société concernant tous les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par celle-ci. La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les employés de la Société, à toute personne qui utilise l’un des services fournis par la Société, ainsi qu’à toute personne qui accède à l’un des sites Web liés à la présente Politique de confidentialité et exploités par la Société.

 

Les sites Web de la Société peuvent contenir des liens vers des sites Web, des applications et des services de tiers. Les pratiques en matière de renseignements ou le contenu de ces autres sites Web sont régis par les énoncés et les politiques de confidentialité de ces sites Web. La Société vous encourage à consulter les énoncés et les politiques de confidentialité de ces sites Web afin de comprendre leurs pratiques en matière de renseignements.

 

Le cas échéant, la Société peut modifier la présente Politique de confidentialité en recourant à des politiques de confidentialité propres à certaines juridictions ou en fournissant des avis de confidentialité supplémentaires (collectivement, les « Politiques complémentaires ») pour certaines entités affiliées, certains sites Web ou certains services exploités par Aurora et ses sociétés affiliées. Dans de tels cas, ces modifications apportées à la Politique de confidentialité prévaudront en cas de conflit avec la présente Politique de confidentialité.

 

La protection de votre vie privée est importante pour la Société. Veuillez prendre le temps de vous familiariser avec nos pratiques et, si vous avez des questions, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué à la section 12 ci-dessous.

 

2.     Qu’entend-on par « renseignements personnels » ou « données personnelles »?

Les « renseignements personnels » ou « données personnelles » désignent toute information concernant une personne identifiée ou identifiable.

Le terme « renseignements personnels » a le même sens que celui qui lui est donné dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale ou dans toute loi provinciale applicable et substantiellement similaire, et comprend toute information concernant une personne identifiable, y compris les coordonnées, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le sexe, la date de naissance et toute autre donnée vous concernant que vous choisissez de fournir par voie électronique par l’entremise du site Web ou par tout autre moyen, par exemple au moyen du formulaire d’inscription des patients.

Le terme « renseignements personnels sur la santé » a le même sens que celui défini dans la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) de l’Ontario ou dans toute autre loi applicable en matière de confidentialité des renseignements de santé, et comprend les renseignements relatifs à votre santé physique ou mentale, ainsi que vos antécédents médicaux, vos dossiers médicaux, vos ordonnances et votre numéro de carte d’assurance-maladie.

Aux fins de la présente Politique de confidentialité, le terme « renseignements personnels » englobe également les « renseignements personnels sur la santé » lorsque cela s’applique.

 

3.     Comment obtenons-nous votre consentement pour recueillir vos renseignements personnels?

 

En utilisant ce site Web ou en fournissant de quelque manière que ce soit des renseignements personnels à la Société, vous acceptez la présente Politique de confidentialité et consentez à ce que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels conformément à celle-ci. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps par écrit. Veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué à la section 12 ci-dessous, pour savoir comment retirer votre consentement. Nous obtiendrons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels déjà recueillis à de nouvelles fins sans rapport avec la ou les fins initiales décrites dans la présente Politique de confidentialité.

 

En règle générale, nous solliciterons votre consentement au moment où nous recueillons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être implicite, présumé (au moyen d’un mécanisme de désinscription) ou explicite. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de votre action (p. ex. conclure une entente avec nous, nous fournir vos renseignements personnels ou effectuer un paiement) ou de votre inaction. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit.

 

La Société recueillera le plus souvent les renseignements personnels directement auprès de vous. Dans les cas où des renseignements personnels sont détenus par un tiers, nous obtiendrons votre consentement avant de demander ces renseignements. Dans certains cas, le consentement peut être implicite en raison de vos actions. Lorsque nous obtenons vos renseignements personnels directement d’un tiers, nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que ce tiers nous a déclaré avoir le droit de nous divulguer vos renseignements personnels.

 

 

Les données personnelles recueillies sur ce site Web peuvent également être combinées avec des renseignements que vous nous fournissez par l’entremise d’autres sites Web de la Société, lors de l’enregistrement de produits, par l’entremise des centres d’appels ou dans le cadre d’événements tels que des salons professionnels, des séminaires de formation et des conférences. Les renseignements que vous fournissez porteront sur la relation que la Société entretient avec vous ou votre organisation.

 

4.     Quels renseignements personnels recueillons-nous?

La Société ne recueille que la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. Vous trouverez ci-dessous les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir, selon votre relation avec la Société et la façon dont vous utilisez nos services.

a.     Renseignements personnels des employés actuels et potentiels

La liste suivante comprend, sans s’y limiter, les renseignements personnels que la Société peut recueillir concernant les employés et les candidats à un emploi :

·       les coordonnées, y compris le nom, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone et l’adresse courriel;

·       les vérifications des antécédents criminels;

·       renseignements sur l’emploi, y compris le curriculum vitae (qui peut inclure la formation, les antécédents professionnels et les références), les renseignements sur les références et les notes d’entrevue, les lettres d’offre et d’acceptation d’emploi, les formulaires de reconnaissance des politiques, les renseignements relatifs à la vérification des antécédents, les évaluations du rendement au travail et les coordonnées des personnes à joindre en cas d’urgence;

·       renseignements sur les avantages sociaux, y compris les formulaires relatifs aux demandes ou aux modifications des prestations de santé et d’assurance, notamment les soins médicaux et dentaires, l’assurance-vie, l’invalidité de courte et de longue durée; et

·       des renseignements financiers, y compris les renseignements relatifs au dépôt des chèques de paie et les renseignements fiscaux, ainsi que le numéro d’assurance sociale ou tout autre document d’identification officiel requis.

 

b.     Renseignements personnels des patients

La liste suivante énumère les types de renseignements personnels pouvant être recueillis concernant les utilisateurs qui s’inscrivent auprès de la Société en tant que patients (« Patients ») et qui utilisent les services de la Société en matière de cannabis médical conformément à la Loi sur le cannabis et à ses règlements (la « Législation ») :

·       nom, date de naissance, sexe, adresse résidentielle, numéro de téléphone, adresse courriel;

·       renseignements sur la carte de crédit ou autres renseignements financiers;

·       renseignements sur les soins de santé, y compris le numéro de carte d’assurance-maladie, tout diagnostic pertinent ou toute affection principale, les renseignements concernant les services de santé qui vous ont été fournis, ainsi que les renseignements sur votre état de santé;

·       renseignements sur la couverture d’assurance et le paiement, le cas échéant;

·       renseignements relatifs aux produits ou services sur lesquels vous vous renseignez ou que vous achetez auprès de nous; et

·       les données d’utilisation relatives à l’utilisation du ou des sites Web de la Société par l’intermédiaire de ces sites (ou par l’intermédiaire de services tiers utilisés par ces sites), lesquelles peuvent inclure les adresses IP ou les noms de domaine des ordinateurs utilisés par l’utilisateur; les adresses URL; l’heure de la demande; la méthode utilisée pour soumettre la demande au serveur; la taille du fichier reçu en réponse; le code numérique indiquant l’état de la réponse du serveur (succès, erreur, etc.); le pays d’origine; les caractéristiques du navigateur et du système d’exploitation utilisés par l’utilisateur; les différentes données temporelles par visite (p. ex., le temps passé sur chaque page du ou des sites Web); et les détails concernant le parcours effectué au sein du ou des sites Web, en particulier la séquence des pages visitées, ainsi que d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation de l’appareil et/ou à l’environnement informatique de l’utilisateur.

 

c.     Renseignements personnels recueillis par les fournisseurs de soins de santé (« FSS »)

La liste suivante comprend les types de renseignements personnels pouvant être recueillis par les fournisseurs qui facilitent l'accès des patients au cannabis médical ou qui aident les patients à s’inscrire auprès d’Aurora Cannabis :

·       les coordonnées, y compris le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone; et

·       les données d’utilisation relatives à l’utilisation du ou des sites Web de la Société par l’intermédiaire de ces sites (ou par l’intermédiaire de services tiers utilisés par ces sites), qui peuvent inclure les adresses IP ou les noms de domaine des ordinateurs utilisés par l’utilisateur; les adresses URL; l’heure de la demande; la méthode utilisée pour soumettre la demande au serveur; la taille du fichier reçu en réponse; le code numérique indiquant l’état de la réponse du serveur (succès, erreur, etc.); le pays d’origine; les caractéristiques du navigateur et du système d’exploitation utilisés par l’utilisateur; les différentes données temporelles par visite (p. ex., le temps passé sur chaque page du ou des sites Web); et les détails concernant le parcours effectué au sein du ou des sites Web, en particulier la séquence des pages visitées, ainsi que d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation de l’appareil et/ou à l’environnement informatique de l’utilisateur.

 

d.     Renseignements personnels de tous les utilisateurs (y compris les patients et les FSS)

La liste suivante comprend les types de renseignements personnels pouvant être recueillis auprès des utilisateurs qui recourent aux services fournis par la Société, notamment les patients, les FSS et les autres utilisateurs («Utilisateurs ») :

·       les coordonnées, y compris le nom, la date de naissance, le sexe, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone et l’adresse courriel;

·       des renseignements relatifs à la carte de crédit ou d’autres renseignements financiers;

·       des données d’utilisation concernant l’utilisation du ou des sites Web de la Société par l’intermédiaire de ces sites (ou par l’intermédiaire de services de tiers utilisés par ces sites), qui peuvent inclure les adresses IP ou les noms de domaine des ordinateurs utilisés par les utilisateurs; les adresses URL; l’heure de la demande; la méthode utilisée pour soumettre la demande au serveur; la taille du fichier reçu en réponse; le code numérique indiquant l’état de la réponse du serveur (succès, erreur, etc.), le pays d’origine, les caractéristiques du navigateur et du système d’exploitation utilisés par l’utilisateur, les différentes données temporelles par visite (p. ex., le temps passé sur chaque page du ou des sites Web) et les détails concernant le parcours effectué au sein du ou des sites Web, en particulier la séquence des pages visitées, ainsi que d’autres paramètres relatifs au système d’exploitation de l’appareil et/ou à l’environnement informatique de l’utilisateur; et

·       d’autres renseignements nécessaires au maintien de notre relation d’affaires avec vous, tels que des renseignements liés à vos préférences, vos commentaires et les renseignements que vous avez demandés ou fournis.

Sauf indication contraire, tous les renseignements personnels demandés par la Société sont obligatoires pour que celle-ci puisse fournir ses services à l’utilisateur. Par conséquent, le défaut de fournir ces renseignements personnels peut nuire à la capacité de l’utilisateur à utiliser les services de la Société. Dans les cas où nous avons précisé que les renseignements personnels ne sont pas obligatoires pour utiliser le service, les utilisateurs sont libres de ne pas communiquer ces renseignements personnels sans que cela n’ait d’incidence sur leur capacité à utiliser les services de la Société. Toute question concernant les renseignements obligatoires peut être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué à la section 12 ci-dessous.

La Société peut également recueillir des renseignements personnels dans le but d’évaluer les tendances du marché et d’autres activités liées à nos affaires. Afin de vous fournir des renseignements pertinents et utiles en temps opportun, nous pouvons également vous demander de nous fournir des renseignements concernant vos intérêts professionnels et vos expériences avec nos produits ou services. La communication de ces renseignements est facultative.

 

5.   Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels afin d’exploiter, de maintenir, d’améliorer et de fournir toutes les fonctionnalités des services de la Société, de vous envoyer des communications marketing, de répondre à vos commentaires et questions et d’offrir un soutien aux utilisateurs des services de la Société. À l’occasion, nous recueillons également vos renseignements personnels dans le cadre de recherches médicales et universitaires. Nous utilisons les renseignements recueillis à l’aide de témoins et d’autres technologies pour améliorer votre expérience ainsi que la qualité globale de nos services et de notre site Web.

Nous pouvons également supprimer les identifiants personnels de vos renseignements, de sorte que ceux-ci ne puissent raisonnablement servir à vous identifier, et les utiliser à des fins de recherche.

Nous pouvons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels recueillis à votre insu ou sans consentement supplémentaire dans des circonstances limitées où la loi nous y oblige. Dans certaines circonstances limitées, nous pourrions être tenus de divulguer vos renseignements personnels en réponse à une ordonnance judiciaire, une assignation à comparaître, un mandat de perquisition, une loi ou un règlement. Nous coopérerons pour répondre à de telles demandes, en prenant les mesures appropriées pour nous assurer que le demandeur comprenne la nature sensible des renseignements personnels qu’il pourrait recevoir.

Vous serez informé d’une ou de plusieurs fins précises de collecte au moment de fournir vos renseignements personnels, et on vous demandera votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels à ces fins. Si vos renseignements personnels doivent être utilisés à des fins autres que celles décrites au moment de la collecte, vous serez informé de cette nouvelle fin et on vous demandera votre consentement avant que la Société n’utilise vos renseignements personnels à cette nouvelle fin, sauf si la législation applicable et la présente Politique de confidentialité en disposent autrement.

Par exemple, lorsqu’un utilisateur s’inscrit en tant que patient auprès de la Société, celle-ci recueille et conserve des renseignements personnels tels que le nom et les coordonnées de la personne. La Société utilisera ces renseignements pour :

·       confirmer le statut d’inscription de la personne et gérer son compte;

·       traiter les commandes passées en ligne et fournir d’autres renseignements que vous avez demandés;

·       établir, maintenir et gérer notre relation avec vous afin de pouvoir vous fournir les produits et services demandés, conformément à vos besoins et à vos préférences;

·       vous distribuer du cannabis médical;

·       vous fournir des renseignements sur nos produits et services, y compris les dernières nouvelles concernant les activités et les initiatives de la Société, des renseignements sur les nouveaux produits et services, les mises à jour de produits, les questions de soutien technique, les événements et les offres spéciales;

·       vous recommander des produits, des services ou des programmes sur notre ou nos sites Web en vous proposant du contenu personnalisé ou par d’autres moyens;

·       recueillir et traiter les paiements relatifs au cannabis médical qui vous est dispensé, ce qui comprend la communication des renseignements nécessaires à nos fournisseurs de services tiers (veuillez consulter la section « Fournisseurs de services tiers » ci-dessous);

·       demander un remboursement à votre assureur;

·       nous permettre de nous conformer aux lois applicables et, plus particulièrement, aux exigences de la Loi fédérale sur le cannabis et du Règlement sur le cannabis.

Au moment de la collecte, la Société consignera les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis. Sur demande, la Société expliquera les fins auxquelles les renseignements sont recueillis ou dirigera l’utilisateur qui en fait la demande vers une personne désignée au sein de la Société qui lui expliquera ces fins.

6.     Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons des renseignements de la manière suivante :

a.     Renseignements que vous nous fournissez : Certains de nos services exigent que vous créiez un compte. Lorsque vous le faites, nous vous demandons des renseignements personnels, notamment votre nom, votre date de naissance, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et d’autres renseignements pertinents pour créer votre compte. Certains de nos services exigent également que vous nous fournissiez vos renseignements personnels afin d’obtenir un produit ou de recevoir des renseignements de notre part, tels que des bulletins d’information ou d’autres messages électroniques contenant des renseignements de nature commerciale ou promotionnelle.

b.     Renseignements provenant de professionnels de la santé au sujet des patients : Si vous êtes inscrit à titre de patient auprès de la Société, vos renseignements personnels, notamment votre nom, votre date de naissance, votre sexe, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et vos renseignements médicaux, peuvent être recueillis directement auprès d’un professionnel de la santé qui fournit à la Société un document médical dûment rempli en votre nom. Pour recueillir ces renseignements, nous nous appuyons sur le consentement que vous avez donné à votre professionnel de la santé pour qu’il partage ces renseignements avec nous; toutefois, nous n’utiliserons pas ces renseignements sans votre consentement.

c.     Témoins et technologies similaires : La Société utilise des témoins ou d’autres outils de suivi pour fournir les services demandés par l’utilisateur, sous réserve du consentement de ce dernier.

d.     Google Analytics : Google Analytics est un service d’analyse Web fourni par Google Inc. (« Google ») qui est utilisé sur le(s) site(s) Web de la Société. Google utilise les données recueillies pour suivre et analyser l’utilisation du ou des sites Web de la Société, pour établir des rapports sur les activités de ces sites et pour fournir à la Société d’autres services liés à l’utilisation du site Web et d’Internet. Google peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les publicités de son propre réseau publicitaire. Les renseignements personnels recueillis par Google comprennent les témoins et les données d’utilisation. Nous vous invitons à consulter la Politique de confidentialité de Google Analytics si vous souhaitez obtenir plus de détails sur la façon dont Google traite les renseignements personnels.

 

7.     Qui, au sein de la Société, a accès à vos renseignements personnels?

Seuls les employés et les personnes sous contrat de la Société qui ont besoin d’accéder à ces renseignements personnels sur les utilisateurs pour des raisons professionnelles ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement se verront accorder l’accès à ces renseignements.

 

8.     Divulgation de vos renseignements personnels à l’extérieur de la Société

La Société peut divulguer vos renseignements personnels à des entreprises, organisations et personnes tierces extérieures à la Société si :

a.     Vous avez donné votre consentement : Nous partagerons des renseignements personnels avec des entreprises, organisations ou personnes extérieures à la Société lorsque nous aurons obtenu votre consentement à cet effet.

b.     À des fins de traitement externe des données : Nous pouvons fournir des renseignements personnels à certains agents ou fournisseurs de services tiers afin qu’ils les traitent pour notre compte, dans le but de fournir les services demandés ou dans la mesure nécessaire au traitement légal des renseignements personnels. Par exemple, la Société peut partager vos renseignements personnels avec des prestataires de services de paiement afin que ceux-ci puissent fournir des services en notre nom. La Société s’assurera que toutes les parties ayant accès aux renseignements personnels y accèdent conformément à notre Politique de confidentialité et à toute autre mesure de confidentialité et de sécurité appropriée visant à garantir raisonnablement la protection des renseignements personnels.

c.     Pour se conformer à une obligation légale : La Société peut divulguer des renseignements personnels si elle y est tenue en vertu de toute loi, de tout règlement, de toute procédure judiciaire ou de toute demande gouvernementale exécutoire applicable. Par exemple, il peut être nécessaire que la Société divulgue des renseignements personnels aux agents chargés de l’application de la loi, aux organismes de réglementation ou aux organismes gouvernementaux aux fins d’enquêter sur des infractions liées aux drogues, à la fraude ou à d’autres infractions, ou de les prévenir, comme l’exigent ou le permettent les lois applicables. De plus, en vertu de la Législation et d’autres lois applicables, la Société peut être tenue de divulguer certains renseignements personnels d’un utilisateur à des représentants du gouvernement, à des agents chargés de l’application de la loi ou aux autorités compétentes de gouvernements étrangers.

d.     Pour des raisons juridiques : La Société peut également divulguer des renseignements personnels afin d’établir ou d’exercer ses droits légaux, de se défendre contre des réclamations judiciaires ou dans le cadre d’une situation d’urgence justifiant l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements.

e.     À des fins contractuelles : La Société peut divulguer des renseignements personnels afin d’exécuter un contrat auquel un utilisateur est partie ou de prendre des mesures à la demande de l’utilisateur avant la conclusion d’un contrat.

f.      Pour d’autres raisons autorisées par la loi : Nous partagerons des renseignements personnels avec des entreprises, des organisations ou des particuliers à l’extérieur de la Société si la divulgation de ces renseignements est raisonnablement nécessaire pour d’autres raisons autorisées par la loi.

Nous pouvons partager publiquement et avec nos partenaires des renseignements non identifiables personnellement (anonymisés). Par exemple, nous pouvons partager publiquement des renseignements anonymisés pour illustrer les tendances relatives à l’utilisation générale de nos services.

La Société ne divulguera pas autrement les renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales ou pour d’autres raisons, sauf si cela est expressément requis pour se conformer aux lois applicables ou si vous y avez consenti.

Dans tous les cas, la Société se fera un plaisir de vous aider à clarifier la base juridique spécifique qui s’applique à la divulgation des renseignements personnels, et en particulier à déterminer si la fourniture de ces renseignements constitue une exigence légale ou contractuelle, ou une exigence nécessaire à la conclusion d’un contrat.

 

 

9.   Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés?

La Société s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction, et a donc mis en place des mesures de sécurité adaptées au niveau de sensibilité de ces renseignements.

 

La Société veillera à ce que tous les employés et fournisseurs de services tiers ayant accès aux renseignements personnels soient tenus, à titre de condition d’emploi ou de prestation de services, de respecter la confidentialité de ces renseignements, et à ce que tous les employés et fournisseurs de services tiers soient sensibilisés à l’importance de préserver la confidentialité de ces renseignements dans le cadre des exigences de formation.

 

10.  Vos droits concernant vos renseignements personnels

Les utilisateurs peuvent exercer certains droits concernant leurs renseignements personnels traités par la Société. Pour exercer l’un des droits énumérés ci-dessous, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué à la section 12 ci-dessous. En particulier, les utilisateurs ont le droit de :

a.     Retirer leur consentement en tout temps : Les utilisateurs ont le droit de retirer leur consentement lorsqu’ils ont précédemment consenti à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ou à tout autre traitement de leurs renseignements personnels. Veuillez noter que le retrait du consentement peut nous empêcher de continuer à vous fournir nos services.

b.     Accéder à leurs renseignements personnels : Les personnes ont le droit, sous réserve de certaines restrictions légales, d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par la Société et de les consulter. La Société mettra les renseignements suivants à disposition sur demande :

·       Le nom ou le titre, ainsi que l’adresse de la personne responsable des politiques et pratiques de la Société et à qui les plaintes ou les demandes de renseignements peuvent être transmises;

·       Les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par la Société;

·       Une description générale du type de renseignements personnels détenus par la Société, y compris un aperçu général de leur utilisation;

·       Une copie de toute information disponible expliquant les politiques, les normes ou les codes de la Société; et

·       Les renseignements personnels qui sont communiqués à des organisations liées.

La Société se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels dans les circonstances où la loi l’autorise à le faire, notamment lorsque cet accès entraînerait la divulgation de renseignements personnels concernant un tiers, si la divulgation de ces renseignements pouvait compromettre la sécurité d’une personne, ou si les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel ou un autre privilège reconnu par la loi.

 

c.     Demander la correction des renseignements personnels : Des renseignements personnels exacts sont nécessaires pour assurer une prestation efficace et optimale des produits et services. Les personnes concernées peuvent demander la modification ou la correction de tout renseignement personnel. Si nous acceptons les corrections, les renseignements seront corrigés dans un délai raisonnable. Si nous ne sommes pas d’accord avec la correction, nous vous fournirons une explication justifiant notre refus et noterons la correction demandée dans votre dossier.

d.     S’opposer au traitement de leurs renseignements personnels : Les utilisateurs ont le droit de s’opposer au traitement de leurs renseignements personnels ou de leurs données personnelles dans certaines circonstances où ces renseignements sont traités sur une base autre que le consentement. En particulier, les utilisateurs peuvent s’opposer en tout temps au traitement de leurs renseignements personnels à des fins de marketing direct.

e.     Limiter le traitement de leurs renseignements personnels : Les utilisateurs ont le droit, dans certaines circonstances, de limiter la collecte, l’utilisation, la divulgation ou tout autre traitement de leurs renseignements personnels, ce qui signifie qu’ils peuvent restreindre la manière dont la Société utilise leurs renseignements personnels ou leurs données personnelles.

f.      Obtenir l’effacement ou la suppression de leurs renseignements personnels : Les utilisateurs ont le droit, dans certaines circonstances, d’obtenir de la Société l’effacement de leurs renseignements personnels ou de leurs données personnelles. Si l’effacement des renseignements personnels ou des données personnelles est requis, la Société s’y emploiera sans délai.

g.     Faire transférer leurs renseignements personnels à un autre responsable du traitement : Les utilisateurs ont le droit de recevoir leurs renseignements personnels ou leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, si cela est techniquement possible, de les faire transmettre à un autre responsable du traitement (tel que défini dans le RGPD) sans aucune entrave, dans certaines circonstances.

h.     Demander la désindexation et la réindexation : Si un hyperlien donne accès à vos renseignements personnels, vous pouvez demander que nous désindexions ce lien si certaines conditions sont remplies. De plus, vous pouvez également demander une réindexation dans certaines circonstances.

i.       Déposer une plainte : Les utilisateurs ont le droit de déposer une plainte auprès de leur autorité compétente en matière de protection des données ou de demander réparation devant les tribunaux.

 

Toute demande visant à exercer les droits de l’utilisateur peut être adressée à la Société par l’entremise des coordonnées fournies dans la présente Politique de confidentialité. Ces demandes peuvent être présentées sans frais et seront traitées par la Société dans les meilleurs délais.

 

11.  Rôles et responsabilités

La Société est chargée de diffuser la présente Politique de confidentialité et de veiller à ce que nos employés s’y conforment pleinement dans tous ses aspects pertinents. Les unités d’affaires qui traitent des renseignements personnels sont chargées de s’assurer que leurs activités sont conformes à la présente Politique de confidentialité.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de :

·       contribuer à l’élaboration de notre stratégie de protection des renseignements personnels;

·       d’élaborer et de tenir à jour la présente Politique de confidentialité, les lignes directrices qui l’accompagnent ainsi que toute autre politique ou procédure relative aux renseignements personnels, et de veiller à ce qu’elles soient conformes à la loi applicable; et

·       agir à titre d’interlocuteur officiel auprès des commissaires fédéraux et provinciaux.

Nous examinerons toutes les plaintes déposées conformément à la procédure de plainte appropriée. Lorsque les plaintes sont justifiées, nous prendrons les mesures nécessaires pour remédier au manquement. Nous pourrons solliciter des conseils externes, le cas échéant, avant de fournir une réponse définitive aux plaintes individuelles.

 

12.  Comment pouvez-vous nous joindre?

Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité, ou si vous avez des préoccupations ou des plaintes concernant la protection de la vie privée, la confidentialité ou nos pratiques en matière de traitement de l’information, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante :

 

409 Granville Street
Vancouver, BC V6C 1T2

Courriel : privacy@auroramj.com   

Téléphone (sans frais) : 1-833-287-0772

 

13.  Transférons-nous les données à l’étranger?

Si vous utilisez nos services ou visitez le(s) site(s) Web de la Société depuis l’extérieur du Canada, veuillez noter que vous pourriez transmettre des renseignements (y compris des renseignements personnels) vers le Canada, où se trouvent nos serveurs. Ces renseignements peuvent ensuite être transférés à l’intérieur du Canada ou hors du Canada vers d’autres pays situés à l’extérieur de votre pays de résidence, selon le type de renseignements et la façon dont nous les conservons. Ces pays ne disposent pas nécessairement de lois sur la protection des données aussi complètes ou protectrices que celles de votre pays de résidence; toutefois, la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels continueront en tout temps d’être régies par la présente Politique de confidentialité et toute Politique complémentaire applicable.

 

14.  Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées?

Les renseignements personnels et les données personnelles seront conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés ou communiqués.

 

Les renseignements personnels ou les données personnelles dont la Société n’a plus besoin seront détruits, effacés ou rendus anonymes de manière sécuritaire, conformément aux politiques de la Société en matière de destruction des dossiers. La Société fera preuve de diligence lors de l’élimination ou de la destruction des renseignements afin d’empêcher toute personne non autorisée d’y avoir accès. Le droit d’accès, le droit à l’effacement, le droit de rectification et le droit à la portabilité ne peuvent être exercés une fois que les renseignements ont été détruits.

 

15.  Modifications apportées à la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre sans préavis. Si nous apportons une modification importante à la présente politique de confidentialité, nous vous en informerons (par exemple, par courriel, par une notification lors de votre connexion ou par tout autre moyen) avant que cette modification n’entre en vigueur. Si ces modifications ont une incidence sur les activités de traitement effectuées sur la base du consentement de l’utilisateur, la Société obtiendra un nouveau consentement de la part de l’utilisateur, le cas échéant.